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一、會議的目的和意義
會議是公司內(nèi)部溝通的最有效方式之一，也是工作計劃的布置、落實、檢查的重要途徑。建立會議制度目的在于規(guī)范各種會議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會議記錄、會議精神傳達等工作，以提高會議效率、形成順暢的溝通渠道，推進公司各項工作的順利有序開展。
二、會議種類
1．總經(jīng)理辦公會
1）總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理或委托人主持召開，是總經(jīng)理實施行政管理的高級會議。
2）每月一次，在月份中（6日前）召開，具體會期由總經(jīng)理依照情況臨時決定，并由綜合部負責提前通知。
3）參加會議的成員為中層以上干部及總經(jīng)理特別指定的列席人員。
4）內(nèi)容：一是由各部門總結(jié)匯報上月工作任務(wù)完成情況，分析存在的問題，并提出當月工作要點；二是各部門的高管提出工作要求，目標任務(wù)；三是總經(jīng)理進行全面評價，并重點強調(diào)。
5）會務(wù)：會前綜合部落實上次會議決定事項的執(zhí)行情況，并負責整理或收集主要議題；根據(jù)總經(jīng)理指令，由綜合部向全體與會人員發(fā)出會議通知并落實會議場所；由綜合部指派專人負責記錄并在整理會議紀要后，擬草月度工作要點，報總經(jīng)理審核批準后下發(fā)，根據(jù)總經(jīng)理指令，將會議紀要發(fā)送有關(guān)人員。
2．總經(jīng)理碰頭會。總經(jīng)理碰頭會屬臨時性會議，不定時間，遇重大事宜時，總經(jīng)理安排綜合部通知高管參加，并根據(jù)需要通知相關(guān)人員列席。
3．員工大會
1）員工大會是公司全體職員參加的年度會議，由綜合部組織協(xié)調(diào)，一年一次，在年初進行。由總經(jīng)理或委托人主持召開。
2）會議主要內(nèi)容：年度工作總結(jié)；提出年度計劃與工作安排；表彰先進。
4．半月及半年工作會議
屬工作檢查會范疇，主要是對當年或本月公司出臺的工作計劃或工作要點的進展情況進行跟蹤檢查。重點提示：
1）在每年的七月或每月的20日召開，由綜合部組織協(xié)調(diào)，總經(jīng)理主持召開。
2）參加會議的成員為部門中層領(lǐng)導及總經(jīng)理特別指定的列席人員。
3）綜合部按照總經(jīng)理指示收集整理議題。主要議題有：公司上半年或上半月工作通報；公司業(yè)務(wù)工作總結(jié)及下半年（月）工作計劃（追趕目標）；公司財務(wù)、合同、應(yīng)收賬款等具體業(yè)務(wù)討論；各職能部門上半年（月）工作總結(jié)。
4）由綜合部指派專人做會議記錄，報總經(jīng)理審核下發(fā)，原件交綜合部存檔。
5．專題專門會議。針對公司當前的工作重點，由分管領(lǐng)導組織召開專題會議，所涉及到的部門和相關(guān)工作人員參加。對于不同的專題會議，要求制定詳細的工作方案進行研究。
6．部門周例會。每周一召開。由各崗位主管匯報上周工作，找出不足；部門負責人總結(jié)并提出當周工作安排。同時要求分管領(lǐng)導必須參加所分管部門三分之二的周例會。
7．其他專業(yè)外部會議。公司員工外出參加由政府、行業(yè)協(xié)會和其他組織機構(gòu)主辦的會議，要征得部門領(lǐng)導同意，如需出差，要按規(guī)定辦理出差申請手續(xù)。員工外出開會要做好會議記錄，返回公司后，在一周內(nèi)整理有關(guān)資料，向部門負責人或總經(jīng)理室提交報告，必要時召開會議進行傳達。
三、會務(wù)安排及注意事項
1．相關(guān)部門和人員應(yīng)通知參會人員會議的時間、地點、組織形式、參會要求、資料準備等，還應(yīng)做好會前準備，包括會議資料的準備、會場的布置、清潔衛(wèi)生。
2．各類會議都要作好會議記錄。
3．總經(jīng)理辦公會及職員大會，參加人員必須按時到會，原則上不準請假。
四、會議制度的幾點體會
1．會前充分準備、會上擊中要害、會后督促落實。
2．會議布置要細致、具體，所需的資料盡量完整。
3．吃透會議精神實質(zhì)，整理會議資料以便對執(zhí)行情況進行檢查。
4．處理好“大”會與“小”會的關(guān)系。領(lǐng)導除了開大會之外，還要不失時機地召開“小”會，以便更深刻、更周密、更徹底地解決各類問題。
概括起來，會議必須是有準備的、有針對性的、及時的；會議過程應(yīng)簡明扼要，直奔主題；開一次會，就要解決問題，堅決杜絕走過場、講排場、夸夸其談，說大話、說空話、說假話的會議；組織會議是形式，貫徹落實才是根本；會議制度尚需進一步完善，工作還要做得更細，才能更好地達到召開會議的真正目的。
